{"id":1873,"date":"2009-03-04T11:47:00","date_gmt":"2009-03-04T10:47:00","guid":{"rendered":"http:\/\/thehackenbushtimes.wordpress.com\/2009\/03\/04\/mailverwaltung-mit-outlook-leicht-gemacht%e2%80%a6"},"modified":"2022-11-04T08:38:20","modified_gmt":"2022-11-04T07:38:20","slug":"mailverwaltung-mit-outlook-leicht-gemacht","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.nerd-o-mania.de\/wordpress\/2009\/03\/mailverwaltung-mit-outlook-leicht-gemacht\/","title":{"rendered":"Mailverwaltung mit Outlook leicht gemacht\u2026"},"content":{"rendered":"

..oder: wof\u00fcr gibt’s schlie\u00dflich Regeln?<\/h2>\n

Da ich ja die letzten 18 Monate meines Lebens damit verplempert habe dummen Menschen noch d\u00fcmmere Fragen zu beantworten\u00a0 (und ich das hasse wie die Pest), ein paar Dinge aber ganz n\u00fctzlich sind f\u00fcr den t\u00e4glichen Umgang mit dem Computer, die den meisten Usern aber nicht bekannt sind, werde ich hier mal ab und an, ein paar Tricks und Tipps zu Microsoft Office oder zu den Betriebssystemen Windows XP und Vista lose in den Blog streuen.<\/p>\n

Heute m\u00f6chte ich auf den Regelassistent von Outlook aufmerksam machen. Ein sehr m\u00e4chtiges Tool, um den E-Mailverkehr, bzw. die Verwaltung der Mails zu automatisieren.<\/p>\n

Ich nenne das\u00a0 \u201cHowto\u201d mal: \u201cDas Postfach im Griff mit dem Regelassistenten von Outlook\u201d<\/em><\/p>\n

Der Hintergrund ist folgender:<\/p>\n

Ich habe mehrere E-Mail Konten, bei verschiedenen Providern. Der Vorteil? Eine Spam-E-Mail-Adresse, die ich angebe, wenn irgendwo eine Anmeldung von n\u00f6ten ist. Meistens gibt\u2019s hinterher Newsletter von allen m\u00f6glichen Dienstleistern, die das ganze Postfach zum\u00fcllen. Dies muss aber nicht so sein:<\/p>\n

Folgendes kann man unter Outlook machen, damit die E-Mails nicht alle in den Ordner Posteingang gelangen, und man nicht auseinanderhalten kann, \u00fcber welche Mail-Adresse die Mail kam. Zuerst erstellt man f\u00fcr jedes Konto einen eigenen Ordner:<\/p>\n

\"f\u00fcr<\/a><\/p>\n

Im oberen Bild sieht man deutlich, dass sich in 2 Konten jeweils 1 Mail befindet. Damit Sie dort angezeigt wird; m\u00fcssen wir folgendes tun:
\nWir rufen den Regelassistenten von Outlook auf.:<\/p>\n

\"das<\/a><\/p>\n

Zu erreichen ist er \u00fcber den Punkt \u201cExtras\u201d > \u201cRegeln und Benachrichtigungen\u201d. Ich habe den Eintrag im Men\u00fc f\u00fcr euch rot markiert. Soll ja ganz blinde Zeitgenossen geben..<\/p>\n

\"Das<\/a><\/p>\n

Oben sieht man, dass ich f\u00fcr jeden Ordner eine eigene Regel erstellt habe.<\/p>\n

Nach dem Klick auf\u00a0 \u201cneue Regel\u201d erscheint ein neues Fenster mit Namen \u201cRegel-Assistent\u201d:<\/p>\n

\"der<\/a><\/p>\n

Hier erkenntlich die Haken, die gesetzt werden m\u00fcssen, und in welche Ordner die eingegangenen Mails verschoben werden sollen.<\/p>\n

Die Haken m\u00fcssen richtig gesetzt sein, ebenfalls muss man aufpassen, dass man die Option \u201cauf bestehende Elemente anwenden\u201d aktiviert, da sonst nur die Neueing\u00e4nge gefiltert werden. Wenn alles fertig ist, im Regelassistenten auf den Button: \u201dRegeln jetzt anwenden\u201d klicken. Aufpassen, dass man den obersten Ordner der Hierarchie anklickt, und die Option Unterordner mit einbeziehen (Wichtig! Bedenkt, dass eventuell die E-Mails im Ordner \u201cgesendete Objekte\u201d mit einbezogen werden. Dies kann unter Umst\u00e4nden nicht erw\u00fcnscht sein. Startet dann lieber den Suchlauf aus dem Posteingang heraus).<\/em><\/p>\n

\"kurz<\/a><\/p>\n

Nachdem das Tool \u00fcber die Datenbank gerasselt ist, sollten alle E-Mails in die entsprechenden Ordner verteilt worden sein. Einfach mal kontrollieren. Ist das Ergebnis nicht euren Erwartungen gem\u00e4\u00df, gebt nicht Outlook die Schuld. Zu 99% habt Ihr was falsch eingetragen. Dann bitte nochmal kontrollieren.\u00a0 Man kann die Nachrichten dar\u00fcber hinaus auch noch mit Kategorien kennzeichnen, oder viele andere Dinge damit anstellen. Probiert einfach ein bisschen herum, so lernt man es am besten! Ich habe so auch\u00a0 eine Regel erstellt, die s\u00e4mtliche von GMX als Spam gekennzeichnete Mails gleich in den Junk-E-Mail-Ordner verschiebt. Denn viele Provider schreiben in die Betreffzeile einen bestimmten Text. Gmx zum Beispiel setzt den Textstring \u201c*** GMX Spamverdacht ***\u201d vor den originalen Betreff.\u00a0 \u00dcber den Text kann man sch\u00f6n eine Regel erstellen, die nach genau diesem Textstring im Betreff sucht, und die Mails gleich in den Junk-Mail-Ordner verschiebt..<\/p>\n

Versucht bitte nicht eure E-Mails nach Schl\u00fcsselw\u00f6rtern zu durchsuchen. Solche Versuche, \u00fcber Schl\u00fcsselw\u00f6rter im Text die Nachricht filtern zu wollen laufen meist ins leere, da mit Absicht Schl\u00fcsselw\u00f6rter immer wieder falsch, oder mit Sonderzeichen geschrieben sind, oder gleich als Grafik (TIPP: auch wenn E-Mails schicker aussehen, wenn Sie im HTML-Format geschrieben sind, solltet Ihr die Option auf nur Text stellen. Hintergrund: Aus Sicherheitsgr\u00fcnden ist bei vielen Empf\u00e4ngern der Empfang von HTML- Emails nicht eingestellt, und dann sieht eure schicke Mail v\u00f6llig verkorkst aus<\/em>) eingebunden werden. Hier greift der Regelassistent nicht so gut! M\u00f6glich ist aber Mails von bestimmten E-Mail Providern (das ist der Textstring hinter dem @ Zeichen) ins Nirwana zu bef\u00f6rdern. Dies habe ich bei einem Newsletter von \u201cientrynetwork.net\u201d gemacht, der sich partout nicht daran gest\u00f6rt hat, dass ich mich aus dem Verteiler ausgetragen habe. Ebenso kann man nat\u00fcrlich auch E-Mails seiner Ex-Freundin und Ihres Anwalts gleich mit versenken.<\/p>\n

Es gibt fast unbegrenzte M\u00f6glichkeiten, also spielt ein bisschen damit rum. Feedback ist gern gesehen.<\/p>\n

Unser Mail Filter ist fast perfekt, was fehlt ist die Option, den Junk-Mail-Ordner regelm\u00e4\u00dfig zu leeren. Denn warum M\u00fcll l\u00e4nger als n\u00f6tig verwahren?\u00a0 Auch dies k\u00f6nnen wir schnell automatisieren. Klickt einfach mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner, der euren M\u00fcll enth\u00e4lt, und w\u00e4hlt aus dem Popup -Men\u00fc den Eintrag \u201cEigenschaften\u201d.<\/p>\n

\"weg<\/a><\/p>\n

Wechselt nun auf den Reiter \u201cAutoArchivierung\u201d, und setzt den Punkt auf den Eintrag \u201cf\u00fcr diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden\u201d.\u00a0 Ich habe dort eingestellt, dass Elemente, die \u00e4lter sind als 7 Tage, automatisch gel\u00f6scht werden sollen. Diese Mails sollen auch nicht archiviert werden, was m\u00f6glich w\u00e4re, sondern wirklich endg\u00fcltig gel\u00f6scht.<\/p>\n

P.S. Dieser Beitrag bezieht sich auf Outlook 2007, der Regelassistent ist aber in den \u00e4lteren Outlook-Versionen auch vorhanden. \u00dcbrigens auch im Vistaeigenen Mail Programm, und selbst in dem Uralt Programm Outlook Express\u2026.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Dein Postfach quillt vor Spam \u00fcber? Dann k\u00f6nnte Dir dieser Beitrag zur Mailverwaltung mit Outlook helfen – ich sage nur : Regelassistent“<\/p>\n","protected":false},"author":11,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"activitypub_content_warning":"","activitypub_content_visibility":"","activitypub_max_image_attachments":4,"activitypub_interaction_policy_quote":"anyone","activitypub_status":"","footnotes":""},"categories":[5],"tags":[390,176,389],"class_list":["post-1873","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-computer","tag-buro","tag-microsoft","tag-outlook"],"jetpack_featured_media_url":"","jetpack_likes_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.nerd-o-mania.de\/wordpress\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1873","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.nerd-o-mania.de\/wordpress\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.nerd-o-mania.de\/wordpress\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.nerd-o-mania.de\/wordpress\/wp-json\/wp\/v2\/users\/11"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.nerd-o-mania.de\/wordpress\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1873"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.nerd-o-mania.de\/wordpress\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1873\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.nerd-o-mania.de\/wordpress\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1873"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.nerd-o-mania.de\/wordpress\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1873"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.nerd-o-mania.de\/wordpress\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1873"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}