Mailverwaltung mit Outlook leicht gemacht…

..oder: wofür gibt’s schließlich Regeln?

Da ich ja die letzten 18 Monate meines Lebens damit verplempert habe dummen Menschen noch dümmere Fragen zu beantworten  (und ich das hasse wie die Pest), ein paar Dinge aber ganz nützlich sind für den täglichen Umgang mit dem Computer, die den meisten Usern aber nicht bekannt sind, werde ich hier mal ab und an, ein paar Tricks und Tipps zu Microsoft Office oder zu den Betriebssystemen Windows XP und Vista lose in den Blog streuen.

Heute möchte ich auf den Regelassistent von Outlook aufmerksam machen. Ein sehr mächtiges Tool, um den E-Mailverkehr, bzw. die Verwaltung der Mails zu automatisieren.

Ich nenne das  “Howto” mal: “Das Postfach im Griff mit dem Regelassistenten von Outlook”

Der Hintergrund ist folgender:

Ich habe mehrere E-Mail Konten, bei verschiedenen Providern. Der Vorteil? Eine Spam-E-Mail-Adresse, die ich angebe, wenn irgendwo eine Anmeldung von nöten ist. Meistens gibt’s hinterher Newsletter von allen möglichen Dienstleistern, die das ganze Postfach zumüllen. Dies muss aber nicht so sein:

Folgendes kann man unter Outlook machen, damit die E-Mails nicht alle in den Ordner Posteingang gelangen, und man nicht auseinanderhalten kann, über welche Mail-Adresse die Mail kam. Zuerst erstellt man für jedes Konto einen eigenen Ordner:

Im oberen Bild sieht man deutlich, dass sich in 2 Konten jeweils 1 Mail befindet. Damit Sie dort angezeigt wird; müssen wir folgendes tun:
Wir rufen den Regelassistenten von Outlook auf.:

Zu erreichen ist er über den Punkt “Extras” > “Regeln und Benachrichtigungen”. Ich habe den Eintrag im Menü für euch rot markiert. Soll ja ganz blinde Zeitgenossen geben..

Oben sieht man, dass ich für jeden Ordner eine eigene Regel erstellt habe.

Nach dem Klick auf  “neue Regel” erscheint ein neues Fenster mit Namen “Regel-Assistent”:

Hier erkenntlich die Haken, die gesetzt werden müssen, und in welche Ordner die eingegangenen Mails verschoben werden sollen.

Die Haken müssen richtig gesetzt sein, ebenfalls muss man aufpassen, dass man die Option “auf bestehende Elemente anwenden” aktiviert, da sonst nur die Neueingänge gefiltert werden. Wenn alles fertig ist, im Regelassistenten auf den Button: ”Regeln jetzt anwenden” klicken. Aufpassen, dass man den obersten Ordner der Hierarchie anklickt, und die Option Unterordner mit einbeziehen (Wichtig! Bedenkt, dass eventuell die E-Mails im Ordner “gesendete Objekte” mit einbezogen werden. Dies kann unter Umständen nicht erwünscht sein. Startet dann lieber den Suchlauf aus dem Posteingang heraus).

Nachdem das Tool über die Datenbank gerasselt ist, sollten alle E-Mails in die entsprechenden Ordner verteilt worden sein. Einfach mal kontrollieren. Ist das Ergebnis nicht euren Erwartungen gemäß, gebt nicht Outlook die Schuld. Zu 99% habt Ihr was falsch eingetragen. Dann bitte nochmal kontrollieren.  Man kann die Nachrichten darüber hinaus auch noch mit Kategorien kennzeichnen, oder viele andere Dinge damit anstellen. Probiert einfach ein bisschen herum, so lernt man es am besten! Ich habe so auch  eine Regel erstellt, die sämtliche von GMX als Spam gekennzeichnete Mails gleich in den Junk-E-Mail-Ordner verschiebt. Denn viele Provider schreiben in die Betreffzeile einen bestimmten Text. Gmx zum Beispiel setzt den Textstring “*** GMX Spamverdacht ***” vor den originalen Betreff.  Über den Text kann man schön eine Regel erstellen, die nach genau diesem Textstring im Betreff sucht, und die Mails gleich in den Junk-Mail-Ordner verschiebt..

Versucht bitte nicht eure E-Mails nach Schlüsselwörtern zu durchsuchen. Solche Versuche, über Schlüsselwörter im Text die Nachricht filtern zu wollen laufen meist ins leere, da mit Absicht Schlüsselwörter immer wieder falsch, oder mit Sonderzeichen geschrieben sind, oder gleich als Grafik (TIPP: auch wenn E-Mails schicker aussehen, wenn Sie im HTML-Format geschrieben sind, solltet Ihr die Option auf nur Text stellen. Hintergrund: Aus Sicherheitsgründen ist bei vielen Empfängern der Empfang von HTML- Emails nicht eingestellt, und dann sieht eure schicke Mail völlig verkorkst aus) eingebunden werden. Hier greift der Regelassistent nicht so gut! Möglich ist aber Mails von bestimmten E-Mail Providern (das ist der Textstring hinter dem @ Zeichen) ins Nirwana zu befördern. Dies habe ich bei einem Newsletter von “ientrynetwork.net” gemacht, der sich partout nicht daran gestört hat, dass ich mich aus dem Verteiler ausgetragen habe. Ebenso kann man natürlich auch E-Mails seiner Ex-Freundin und Ihres Anwalts gleich mit versenken.

Es gibt fast unbegrenzte Möglichkeiten, also spielt ein bisschen damit rum. Feedback ist gern gesehen.

Unser Mail Filter ist fast perfekt, was fehlt ist die Option, den Junk-Mail-Ordner regelmäßig zu leeren. Denn warum Müll länger als nötig verwahren?  Auch dies können wir schnell automatisieren. Klickt einfach mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner, der euren Müll enthält, und wählt aus dem Popup -Menü den Eintrag “Eigenschaften”.

Wechselt nun auf den Reiter “AutoArchivierung”, und setzt den Punkt auf den Eintrag “für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden”.  Ich habe dort eingestellt, dass Elemente, die älter sind als 7 Tage, automatisch gelöscht werden sollen. Diese Mails sollen auch nicht archiviert werden, was möglich wäre, sondern wirklich endgültig gelöscht.

P.S. Dieser Beitrag bezieht sich auf Outlook 2007, der Regelassistent ist aber in den älteren Outlook-Versionen auch vorhanden. Übrigens auch im Vistaeigenen Mail Programm, und selbst in dem Uralt Programm Outlook Express….